T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Ağrı İl Sağlık Müdürlüğü Taşlıçay Devlet Hastanesi

T.C. Sağlık Bakanlığı
Ağrı İl Sağlık Müdürlüğü Taşlıçay Devlet Hastanesi

Facebook Twitter Google Plus Linkedin

Özlük ve Yazı İşleri Birimi

Güncelleme Tarihi: 24/03/2020

ÖZLÜK VE YAZI İŞLERİ BİRİMİ

Özlük ve Yazı İşleri Birimi hastanemiz 2.katında Satın Alma biriminin karşısındadır.

Görev Amacı: Personelin görev ve sorumluluklarını zamanında yerine getirmesini ve hak edişlerinin iadesinin yerinde ve zamanında sağlanması.

1. TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLARI:


1.1. Personel İzin Hazırlama İşlemi:

 -Personel özlük birimine müracaat eden personelin, ihtiyacı doğrultusunda MIA üzerinde hak etmiş olduğu izini hesaplanır.
 -Personel izin formu sistem üzerinden hazırlanır ve sisteme izin kaydı işlendikten sonra birim sorumlusu ve üst amirlerince imzalaması için izin formu personele verilir.
 -İmzadan sonra özlük birimine ulaştırılan izin formları personelin özlük dosyasına kaldırılır.

1.2. Personel Hastalık İzni (Rapor)Hazırlama İşlemi:

 -Personelin hastalığı nedeni ile almış olduğu rapor personel özlük birimine ulaştıktan sonra EBYS üzerinden Rapor İzin Onayı hazırlanarak “rapor ve iş göremezlik” belgeleri de iliştirilip ilgili birim sorumlusu, bağlı bulunduğu Müdürlük tarafından paraflanarak Başhekim Yardımcılığınca onaylanması sağlanır.
-Onaydan çıkan rapor Personel Özlük, Maaş Tahakkuk ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü birimlerine sistem üzerinden iletilmiş olur.
-Rapor tarihleri personel modülüne girişleri işlenir.
 -Raporlar personel özlük dosyasına kaldırılır.

1.3. Personel Göreve Başlama ve Görevden Ayrılma İşlemlerinin Personel Modülüne Girişi:

-Göreve yeni başlayan veya görevden ayrılan personelin sistemden girişinin yapılması ya da sistemden kaydının silinmesi. 

1.4.Personel Göreve Başlama İşlemi:


-Göreve başlayacak olan personel atama onayı ile özlük birimine başvurur.
-Personele tebliğ işlemi yapılır.
-Özlük dosyasını hazırlamak için belgelerin temini sağlanıp, özlük dosyası hazırlanır.
-Personel göreve başlama evrakları doldurulur.
-Personelin EBYS elektronik ortamında sistem üzerinden Rektörlük Makamına Personel Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Döner Sermaye İşletme -Müdürlüğüne göreve başlama yazısı yazılır.
-SGK internet sayfasından sigortalı işe giriş bildirgesi yapılır.
-Maaş Tahakkuk Birimine sistem üzerinden personelin atama kararnamesi bildirilir. Ayrıca maaş için düzenlenmiş gerekli belgelerin teslimi yapılır.
-Personel modülüne girişi yapılır.
-Personel listelerine yeni başlayan personel eklenerek listelerin güncellenmesi sağlanır.
-Göreve yeni başlayan personelin görev yerinin belirlenmesi için ilgili Müdürlük veya Başhekimlik Makamı ile görüşülür.

1.5.Personel Görevden Ayrılma İşlemi:

-Ayrılacak olan personelin istifa dilekçesi veya naklen atama kararnamesi ile ilgili belgeler personel özlük birimine ulaşır.
-Personelin bağlı olduğu Birim Sorumlusundan görüş sorma yoluna gidilir.
-Personelin ayrılış tarihine ilişkin birim sorumlusu ve idari amir görüşü alındıktan sonra personele “İlişik Kesme Formu” verilir.
-Ayrılacak olan personelin, ilişik kesme formunda belirtilen tüm birimleri bilgilendirmesi ve üzerine zimmetli olan malzemelerin düşülmesi sağlandıktan sonra ilgili -belge ve Maaş Tahakkuk Birimince 3 nüsha olarak düzenlenen nakil bildirim formlarından 2 nüshası personel özlük birimince teslim alınır, diğer nüshası personele -teslim edilir.
-SGK internet sayfasından sigortalı işten ayrılış bildirgesi yapılır.
-Personelin EBYS elektronik ortamında sistem üzerinden Rektörlük Makamına Personel Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Döner Sermaye İşletme -Müdürlüğüne görevden ayrılış yazısı yazılır.
-Personel modülünden personelin düşümü yapılır.
-Personel listelerinden silinerek listeler güncellenir. 

1.6. Personel ile İlgili Diğer Tüm Yazıların Yazılması İşlemi:


-Personel tarafından düzenlenip özlük birimine ulaştırılan dilekçelere, personelin talepleri doğrultusunda ivedilikleri de dikkate alınarak cevap yazıları hazırlanır.
-Personel ile ilgili diğer kurum içi ve kurum dışından özlük birimine ulaştırılan yazıların gereği yapılarak, cevap yazıları hazırlanıp, imzalanmak üzere Hastane Müdür --Yardımcısı –Üniversite Hastane Başmüdürü ve Başhekimlik Makamına sunulur.
-İmzası tamamlanan yazılara tarih ve sayıları verilerek ilgili birimlere dağıtımı sağlanır.
-Yazılan her yazının bir nüshası arşivlenerek saklanır.

1.7.Sözleşmeli Personelin Sözleşmelerinin Hazırlanma İşlemi:

-657 Sayılı Kanunun 4-b maddesine göre sözleşmeli olarak görev yapan personel için, mevcut sözleşmede yeni yasalar çerçevesinde yapılan değişikliklerle ilgili olarak Rektörlük Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı görüşleri doğrultusunda her yılın Ocak ayı başında yıllık sözleşmeler 3 nüsha olarak hazırlanır.
-Hastanemizde sözleşmeli olarak görev yapan tüm personele duyurulur ve imzalanması sağlanır.
-Personel tarafından imzalanan sözleşmeler imzalanmak üzere Rektörlük Personel Daire Başkanlığı kanalıyla Rektörlük Makamına sunulur.

1.8.Personel Özlük Birimince Yapılan Diğer İşlemler:

-Aday memur hizmet içi, hazırlayıcı ve temel eğitim koordinasyonunun sağlanması.
-İcra maaş kesintisi ve sosyal yardımlara (Aile Yardımı, Çocuk Yardımı, Eş Yardımı vs.) ilişkin matbu evrakların personele doldurtularak Maaş Tahakkuk birimine teslimi ve bildirimi.
-Personel İcra Yazışmaları ve Maaş Tahakkuk Birimine maaş kesintisine ilişkin bilgi ve belge teslimi.
-Sağlık Bakanlığının Sağlık İnsan gücü planlaması sistem girişinin sağlanması.
-Fiili hizmet zammından yararlanacak personelin takibi ve maaş mutemetliğine ilgili evrakların teslimi.
-Personel dolu-boş kadro değişikliğine ilişkin değerlendirmenin Amirlerle yapılarak yazışmalarının sağlanması.
-Personel ihtiyacına ilişkin ihtiyaç raporu düzenlenmesi.
-Personel Emeklilik işlemlerinin yapılması. 

1.9.Personel Özlük Birimince Yapılan Diğer İşlemler:


-Personelin sigorta hizmetlerinin birleştirilmesi işlemleri.
-Personel Eğitim İntibak yazışmaları.
-Personel unvan değişikliği taleplerine yönelik yazışmalar.
-Personel sendika üyelik-istifa yazışmaları ve Sendika Genel Merkezi istifa bildirim işlemleri.
-Personel kongre ve eğitim görevlendirmelerinin yapılması.
-Personel Tebliğleri ve personele duyuruların yapılması

2. YETKİLER:

-Sosyal Güvenlik Kurumunca tahsis edilen e-bildirge şifreleri üzerinden personel göreve başlama ve ayrılışların elektronik ortam üzerinden yapılması.
-657/ 4B sözleşmeli personellerin hastalık raporlarının SGK’na elektronik ortamda takibinin ve girişinin yapılması
-Sağlık Bakanlığı İl Sağlık Müdürlüğü Sağlık İnsan Gücü Planlaması kapsamında hastanemiz personellerinden 30 gün üzerinde izin kullanan personellerin izin girişleri ve 15 günde bir sistem güncellemelerinin yapılması.
-Personel Özlük Birim koordinasyonunun sağlanması.
-Personel bilgi taleplerine sözlü cevap verme.
-Her bir memur için bir özlük dosyası düzenlenmesi
.

Birim Sorumlusu: Ahmet ARAS

Dahili Telefon Numarası:305