ÖZLÜK VE YAZI İŞLERİ BİRİMİ
Özlük ve Yazı İşleri Birimi hastanemiz 2.katında asansörün solunda bulunmaktadır
Görev Amacı: Personelin görev ve sorumluluklarını zamanında yerine getirmesini ve hak edişlerinin
iadesinin yerinde ve zamanında sağlanması.
1. TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLARI:
1.1. Personel İzin Hazırlama İşlemi:
-Personel özlük birimine müracaat eden personelin, ihtiyacı doğrultusunda MIA üzerinde hak
etmiş olduğu izini hesaplanır.
-Personel izin formu sistem üzerinden hazırlanır ve sisteme izin kaydı işlendikten sonra birim
sorumlusu ve üst amirlerince imzalaması için izin formu personele verilir.
-İmzadan sonra özlük birimine ulaştırılan izin formları personelin özlük dosyasına kaldırılır.
1.2. Personel Hastalık İzni (Rapor)Hazırlama İşlemi:
-Personelin hastalığı nedeni ile almış olduğu rapor personel özlük birimine ulaştıktan sonra
EBYS üzerinden Rapor İzin Onayı hazırlanarak “rapor ve iş göremezlik” belgeleri de iliştirilip
ilgili birim sorumlusu, bağlı bulunduğu Müdürlük tarafından paraflanarak Başhekim
Yardımcılığınca onaylanması sağlanır.
-Onaydan çıkan rapor Personel Özlük, Maaş Tahakkuk ve Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü
birimlerine sistem üzerinden iletilmiş olur.
-Rapor tarihleri personel modülüne girişleri işlenir.
-Raporlar personel özlük dosyasına kaldırılır.
1.3. Personel Göreve Başlama ve Görevden Ayrılma İşlemlerinin Personel Modülüne Girişi:
-Göreve yeni başlayan veya görevden ayrılan personelin sistemden girişinin yapılması ya da
sistemden kaydının silinmesi.
1.4.Personel Göreve Başlama İşlemi:
-Göreve başlayacak olan personel atama onayı ile özlük birimine başvurur.
-Personele tebliğ işlemi yapılır.
-Özlük dosyasını hazırlamak için belgelerin temini sağlanıp, özlük dosyası hazırlanır.
-Personel göreve başlama evrakları doldurulur.
-Personelin EBYS elektronik ortamında sistem üzerinden Rektörlük Makamına Personel Daire
Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Döner Sermaye İşletme -Müdürlüğüne göreve
başlama yazısı yazılır.
-SGK internet sayfasından sigortalı işe giriş bildirgesi yapılır.
-Maaş Tahakkuk Birimine sistem üzerinden personelin atama kararnamesi bildirilir. Ayrıca
maaş için düzenlenmiş gerekli belgelerin teslimi yapılır.
-Personel modülüne girişi yapılır.
-Personel listelerine yeni başlayan personel eklenerek listelerin güncellenmesi sağlanır.
-Göreve yeni başlayan personelin görev yerinin belirlenmesi için ilgili Müdürlük veya
Başhekimlik Makamı ile görüşülür.
1.5.Personel Görevden Ayrılma İşlemi:
-Ayrılacak olan personelin istifa dilekçesi veya naklen atama kararnamesi ile ilgili belgeler
personel özlük birimine ulaşır.
-Personelin bağlı olduğu Birim Sorumlusundan görüş sorma yoluna gidilir.
-Personelin ayrılış tarihine ilişkin birim sorumlusu ve idari amir görüşü alındıktan sonra
personele “İlişik Kesme Formu” verilir.
-Ayrılacak olan personelin, ilişik kesme formunda belirtilen tüm birimleri bilgilendirmesi ve
üzerine zimmetli olan malzemelerin düşülmesi sağlandıktan sonra ilgili -belge ve Maaş Tahakkuk
Birimince 3 nüsha olarak düzenlenen nakil bildirim formlarından 2 nüshası personel özlük
birimince teslim alınır, diğer nüshası personele -teslim edilir.
-SGK internet sayfasından sigortalı işten ayrılış bildirgesi yapılır.
-Personelin EBYS elektronik ortamında sistem üzerinden Rektörlük Makamına Personel Daire
Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Döner Sermaye İşletme -Müdürlüğüne görevden
ayrılış yazısı yazılır.
-Personel modülünden personelin düşümü yapılır.
-Personel listelerinden silinerek listeler güncellenir.
1.6. Personel ile İlgili Diğer Tüm Yazıların Yazılması İşlemi:
-Personel tarafından düzenlenip özlük birimine ulaştırılan dilekçelere, personelin talepleri
doğrultusunda ivedilikleri de dikkate alınarak cevap yazıları hazırlanır.
-Personel ile ilgili diğer kurum içi ve kurum dışından özlük birimine ulaştırılan yazıların gereği
yapılarak, cevap yazıları hazırlanıp, imzalanmak üzere Hastane Müdür --Yardımcısı –Üniversite
Hastane Başmüdürü ve Başhekimlik Makamına sunulur.
-İmzası tamamlanan yazılara tarih ve sayıları verilerek ilgili birimlere dağıtımı sağlanır.
-Yazılan her yazının bir nüshası arşivlenerek saklanır.
1.7.Sözleşmeli Personelin Sözleşmelerinin Hazırlanma İşlemi:
-657 Sayılı Kanunun 4-b maddesine göre sözleşmeli olarak görev yapan personel için, mevcut
sözleşmede yeni yasalar çerçevesinde yapılan değişikliklerle ilgili olarak Rektörlük Strateji
Geliştirme Daire Başkanlığı görüşleri doğrultusunda her yılın Ocak ayı başında yıllık sözleşmeler
3 nüsha olarak hazırlanır.
-Hastanemizde sözleşmeli olarak görev yapan tüm personele duyurulur ve imzalanması
sağlanır.
-Personel tarafından imzalanan sözleşmeler imzalanmak üzere Rektörlük Personel Daire
Başkanlığı kanalıyla Rektörlük Makamına sunulur.
1.8.Personel Özlük Birimince Yapılan Diğer İşlemler:
-Aday memur hizmet içi, hazırlayıcı ve temel eğitim koordinasyonunun sağlanması.
-İcra maaş kesintisi ve sosyal yardımlara (Aile Yardımı, Çocuk Yardımı, Eş Yardımı vs.) ilişkin
matbu evrakların personele doldurtularak Maaş Tahakkuk birimine teslimi ve bildirimi.
-Personel İcra Yazışmaları ve Maaş Tahakkuk Birimine maaş kesintisine ilişkin bilgi ve belge
teslimi.
-Sağlık Bakanlığının Sağlık İnsan gücü planlaması sistem girişinin sağlanması.
-Fiili hizmet zammından yararlanacak personelin takibi ve maaş mutemetliğine ilgili evrakların
teslimi.
-Personel dolu-boş kadro değişikliğine ilişkin değerlendirmenin Amirlerle yapılarak
yazışmalarının sağlanması.
-Personel ihtiyacına ilişkin ihtiyaç raporu düzenlenmesi.
-Personel Emeklilik işlemlerinin yapılması.
1.9.Personel Özlük Birimince Yapılan Diğer İşlemler:
-Personelin sigorta hizmetlerinin birleştirilmesi işlemleri.
-Personel Eğitim İntibak yazışmaları.
-Personel unvan değişikliği taleplerine yönelik yazışmalar.
-Personel sendika üyelik-istifa yazışmaları ve Sendika Genel Merkezi istifa bildirim işlemleri.
-Personel kongre ve eğitim görevlendirmelerinin yapılması.
-Personel Tebliğleri ve personele duyuruların yapılması
2. YETKİLER:
-Sosyal Güvenlik Kurumunca tahsis edilen e-bildirge şifreleri üzerinden personel göreve
başlama ve ayrılışların elektronik ortam üzerinden yapılması.
-657/ 4B sözleşmeli personellerin hastalık raporlarının SGK’na elektronik ortamda takibinin ve
girişinin yapılması
-Sağlık Bakanlığı İl Sağlık Müdürlüğü Sağlık İnsan Gücü Planlaması kapsamında hastanemiz
personellerinden 30 gün üzerinde izin kullanan personellerin izin girişleri ve 15 günde bir sistem
güncellemelerinin yapılması.
-Personel Özlük Birim koordinasyonunun sağlanması.
-Personel bilgi taleplerine sözlü cevap verme.
-Her bir memur için bir özlük dosyası düzenlenmesi.
Birim Sorumlusu: GAYE ÇİÇEK
Dahili Telefon Numarası:336